Oversigt

– Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

– Behandling af personoplysninger

– Her samler vi/modtager oplysninger fra

– Foreningens formål med behandling af personoplysninger

– Personoplysninger behandles ud fra legitime interesser

– Samtykke

– Videregivelse af dine personoplysninger

– Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

– Internet og Database lager

– Dine rettigheder

– Revidering af privatlivspolitikken

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Ølstykke Skytteforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Nikolaj Kannik

Adresse: Tranekærvej 2

Post nr.: 3650

By: Frederikssund

CVR nr.: Ølstykke

Mail: b6792b6792

Website: https://oelstykke-skytteforening.dk

Til oversigten

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger.

1. Medlemsoplysninger:

Skyttenr., medlemsnummer, hvornår skytten er indmeldt, date skytten er aktiv siden, CPR nr., køn, fornavn, efternavn, adresse, tlf. nr., e-mail, familie relationer, som bruges i registreringsprogrammet for foreningens medlemmer.

2. Medlemmets log:

Føres der logbog over medlemmets fremmøde digitalt, mødehistorik samt medlemmets brug af våben på træningsdagen, gemmes dette i en log.

3. Godkendelser skytten har, som har relevans for foreningen:

SKV’er som er tildelt medlemmet fra SKV og PAC (Politiets administrative center), Transporttilladelse af forenings og medlemmets egen våben, tilladelse på medlemmet må betjene foreningens våbenskabe, om medlemmets har børneattest, medlemmet har bestået skydeleder prøven. Beviset her for, er gældende for om medlemmet kan have nøgle/kort adgang til foreningen.

Oplysninger om ledere og trænere.

1. Personoplysninger:

Der opbevares kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer, e-mailadresse. Kontakt kan også ske via messenger, sociale medier, for dem som giver tilladelse dertil.

2. Oplysninger af højere grads vigtighed:

CPR nr., oplysninger om straffebare forhold i forbindelse med indhentning af børneattest.

Til oversigten

Her samler vi/modtager oplysninger fra

Normalt indhenter vi oplysninger fra dig som medlem, men i nogle tilfælde kan det være andre kilder vi indhenter fra eller får tilsendt fra.

1. Offentlige myndigheder:

Vi håndterer våben, og kommunikerer med politiet og SKV når der tildeles tilladelser. Vi kan modtage informationer vedr. et medlem fra politiet hvis der sker hændelser, som påvirker medlemmets godkendelse til at håndterer og bære våben i foreningen eller uden for foreningen.

2. Øvrige steder:

Vi modtager og udveksler informationer med DGI. Det kan være om medlemmets indmeldelse i foreningen, der femsøges på informationer for at komme i kontakt. DGI kan spørge ind til et medlem, og derved udveksles medlems relateret informationer.

Skal der udveksles informationer af højere grad personoplysninger, sker det sammen med medlemmet. Er medlemmet mindreårig, sker det i forbindelse med en forælder eller værge.

Der kan i forbindelse med en indmelding i foreningen, udveksles information der er af forenings relateret, vedrørende skift af skytteforening. Dette kan f.eks. være oplysninger om medlemmet og dets grund til udmelding af forrige forening, og hvorfor der foretages klubskifte.

Der kan udveksles informationer vedr. karantæne, kursusdeltagelse, tidligere forenings arbejde og status i foreningen.

Til oversigten

Foreningens formål med behandling af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger, når vi har en gyldig grund.

1. Grunde til vi kan behandle oplysningerne:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

2. Formålene:

• Foreningen medlemshåndtering, herunder kontingent opkrævning.
• Led i foreningens aktiviteter i og uden for foreningen. Planlægning, gennemførelse og opfølgning på den overstået skydning. (Bookning af skydetid, udveksling af skytte info som er gældende for at planlægge skydning ekstern, kommunikation ud til skytten via mail eller mobil, herunder give information.)
• Opfyldelse af lovkrav, i forbindelse med sporten, da den er underlagt regler om lovlige forhold.
• Vi har i kraft af foreningens sport, en højere grad af forpligtigelse til at overholde de gældende regler, givet af myndighederne. Udveksle informationer, ved kontakt fra myndigheder.
• Levering af varer købt i foreningen, herunder salg af varer, som kræver legimitation samt registrering, så det senere kan dokumenteres medlemmets køb af i højere grad vigtige varer, som er krav/nødvendighed for at sporten kan afvikles af medlemmet.
• Administration af din relation til os som forening.

3. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen.
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
• Opfyldelse af lovkrav.
• Administration af din relation til os.

Til oversigten

Personoplysninger behandles ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det på baggrund af interesser for dig som medlem og os som forening. Der behandles i begges interesse.

Behandlingen vil udelukkende være motiveret af:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens vedtægter m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Til oversigten

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Til oversigten

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

Til oversigten

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen.

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Vi opbevarer dog oplysninger i logbog og fremmøde også efter udmeldelse, så længe det har værdi for relevante myndigheder. Det kan være vedr. hændelser, som kan være relevant for myndigheder, herunder SKV og politi, hvis der opstår hændelser.

Til oversigten

Internet og Database lager

Vores kommunikation udadtil sker både via papir/reklameskrift og digital.

Digitalt, sker det via vores webside og sociale medier.

Websiden:

Oelstykke-skytteforening.dk, er lavet som en præsentation/information af os som forening. Hjemmesiden er lavet med det formål at fungerer som medlemsportal, formidler medie til medlemmer og andre med interesse for skydesporten. Websiden kan bruges til at søge kontakt til foreningen enten via kontaktformular eller de dertil oplyste kontaktinformationer.

Websiden indeholder reklame for os som forening, hjælpere i foreningen, samt medlemsrelateret oplysninger. Dette kan være så som resultater fra stævner, informationer om kommende stævner og billeder fra events/arrangementer. Disse bliver håndteret i henhold til loven om deling af billeder.

Personer på billeder der kræves tilladelse til, er blevet givet inden disse gøres tilgængelig.

Ønsker personen ikke længere billederne offentligt, kan samtykke der er givet tilbagekaldes, og billederne ved kontakt, vil blive slettet.

Sociale medier:

Vi bruger Sociale medier til at dele informationer om hvad der sker i klubben. Det kan være kommende events, det kan være resultater, det kan være billeder af igangværende events og afsluttet events. Disse billeder bliver delt efter de gældende regler og lov om deling af billeder.

Er der personer på billederne som har givet lov til deling, men fortryder senere, kan disse til en hver tid kontakte foreningen og tilbagekalde deres samtykke. Billederne vil herefter blive slettet med det samme.

Medlemsdata:

Til brug i vores registrering af medlemmer, trænere, hændelser, drift, salg m.m. af og i Ølstykke Skytteforening, opbevares disse i database, som kontrolleres af registreringsportalen som bruges i skytteforeningen.

Registreringsportalen ligger hos ekstern databehandler. Registreringen varetages af portalen ”ForeningsLet” som er udbyderen af Ølstykke Skytteforenings medlemsregistrering.

Databasen kommunikerer krypteret med foreningsprogrammet.

Registreringsportalen ForeningsLet.dk, har indgået databehandleraftale med deres dataansvarlig og database host.

Databehandleraftalen vedr. ForeningsLet.dk:

• Aftale: databeskyttelsesforordningen
• Artikel: 28 stk. 3
• Forordning: 2016/679

Til oversigten

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Til oversigten

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik, hvis der er behov for ændringer som påvirker den gældende privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

Til oversigten